PRIVACYVERKLARING O2204S – Scouts Sint-Kristoffel Scheldewindeke

Onze scoutsgroep hecht veel belang aan de privacy van leden, leiding, ouders en sympathisanten.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken. We doen dit steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Algemene informatie groep

O2204S – Scouts Sint-Kristoffel Scheldewindeke
Hoeksken 2A
9860 Scheldewindeke
www.scoutswindeke.be

Onze groep is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. De gegevens van leden en leiding worden echter ook verzameld in opdracht van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw.

Hiervoor treedt onze groep op als verwerker. Meer informatie over het privacybeleid van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw kan je terugvinden op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/privacy.

Jouw rechten

Je hebt heel wat rechten. Hieronder kan je een duidelijk overzicht vinden van die rechten en hoe je ze kan uitoefenen.
Als we jou om een toestemming tot gegevensverwerking hebben gevraagd, dan kan je zelf die toestemming op elk moment opnieuw intrekken.

1. Gegevens inkijken
   Je kan jouw gegevens op verschillende manieren raadplegen.
   Heb je een account op de Groepsadministratie, dan kan je daar verschillende persoonsgegevensbekijken en/of bewerken.
   Wil je een overzicht krijgen van alle gegevens die we in ons bezit hebben, neem dan contact op met Bavo Van Craeyenest (groepsleiding@scoutswindeke.be).
2. Gegevens verbeteren of aanvullen
   Zijn bepaalde gegevens die we bijhouden niet meer correct? Dan kan je die steeds laten aanpassen of aanvullen.
3. Gegevens verwijderen
   Je kan vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen in onder andere volgende gevallen:
   – De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.
   – De verwerking werd uitgevoerd met jouw expliciete toestemming en je wil deze intrekken.
   – De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt
4. Gebruik van gegevens beperken
   Een aantal gegevens verwerken we op basis van het gerechtvaardigd belang van onze organisatie. Ben je het hiermee oneens, dan kan je je daartegen verzetten. In de meeste gevallen zullen we aan deze vraag kunnen voldoen; tenzij er een ernstige reden is om dit niet te doen.
5. Rechten uitoefenen
   We helpen je graag bij het uitoefenen van je rechten. Probeer steeds gedetailleerd weer te geven welk(e) recht(en) je wenst uit te oefenen; we proberen je dan zo goed mogelijk te helpen.
   Om aan je vraag te voldoen, zullen we in de meeste gevallen jouw identiteit controleren. In dat geval zal een kopie van jouwidentiteitskaart gevraagd worden. Zo voorkomen we dat iemand anders jouw gegevens gebruikt of misbruikt.
   Voor alle vragen, opmerkingen of klachten kan je contact opnemen met Bavo Van Craeyenest(groepsleiding@scoutswindeke.be).
   Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming, te bereiken via privacy@scoutsengidsenvlaanderen.be
   of door een brief te sturen naar Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw, TAV Functionaris voor Gegevensbescherming, Wilrijkstraat 45, 2140 Antwerpen. Ben je niet tevreden met ons antwoord of zoek je meer informatie? Dan kan je steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Welke gegevens verzamelen we?

In het kader van de leden- en scoutswerking:

• Identificatiegegevens zoals naam, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, emailadres en lidnummer
• Persoonlijke gegevens zoals geslacht, geboortedatum, leeftijd en nationaliteit
• Medische gegevens zoals bloedgroep, dieet, inentingen, medicatie, eventuele ziektes of aandoeningen, bijzondere aandachtspunten voor leiding bij de sociale omgang, bij sporten, hygiëne of beperkingen
• Je gezinssituatie zoals gezinssamenstelling en contacten in geval van nood
• Je lidmaatschappen zoals vorige en huidige functies in groepen
• Filosofische of religieuze overtuigingen zoals aangepaste maaltijdvoorkeuren in functie van geloofsovertuigingen.
• Financiële gegevens zoals het bankrekeningnummer of financiële tegemoetkomingen
  Afbeeldingen zoals foto’s gemaakt tijdens activiteiten en evenementen

In het kader van overige activiteiten:

• Identificatiegegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, emailadres.
• Filosofische of religieuze overtuigingen zoals aangepaste maaltijdvoorkeuren in functie van geloofsovertuigingen.
• Medische gegevens zoals dieet in het kader van aangepast eten te voorzien indien nodig.
• Welke gegevens we verzamelen zijn afhankelijk van de activiteit en kunnen verschillen van bovengenoemde. Indien u hierover vragen hebt mag u altijd contact opnemen.
• Afbeeldingen zoals foto’s gemaakt tijdens evenementen

Waarom verzamelen we deze gegevens?

In het kader van de leden- en scoutswerking:

Onze groep verwerkt heel wat gegevens in het kader van het lidmaatschap en de bijhorende contractuele relatie. De gegevens worden onder andere gebruikt voor:

Een vlotte werking van de groep en de ledenadministratie

• Het verzekeren van elk aangesloten lid
• Communicatie over de werking van onze groep
• Het organiseren van de wekelijkse activiteiten en evenementen
• Het versturen van het maandblaadje en nieuwsbrieven

Het verstrekken van de identificatiegegevens en persoonlijke gegevens is verplicht voor het lidmaatschap bij Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. Indien deze gegevens niet verstrekt worden, kan er geen aansluiting zijn.

Medische gegevens worden verwerkt om leiding in staat te stellen voldoende zorg en de nodige aandacht te geven aan elk lid of elke deelnemer aan activiteiten of evenementen. De verwerking van medische gegevens gebeurt steeds door middel van expliciete toestemming van ouder(s), voogd of meerderjarig lid.

In het kader van overige activiteiten:

Onze groep verwerkt ook de gegevens van deelnemers van onze evenementen en overige activiteiten die we organiseren. Daarbij zijn identificatiegegevens nodig voor de communicatie en voorzieningenrond dat evenement.

Medische gegevens en filosofische en religieuze overtuigingen zijn noodzakelijk om aangepaste maaltijden te voorzien op bepaalde evenementen (zoals bijvoorbeeld Vuurfeesten).

Verkrijgen van de gegevens

Gegevens worden rechtstreeks verkregen van de betrokkene en/of zijn ouder(s) of voogd.

Bewaartermijn

Onze groep bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Hierbij moeten wij rekening houden met verschillende wettelijke termijnen.

Nagenoeg alle gegevens worden ten laatste 10 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap vernietigd, met uitzondering van de medische gegevens en gearchiveerde zaken zoals een oud-leden/leidingbestand. Medische gegevens worden ten laatste 1 jaar na afloop van het lidmaatschap vernietigd.

Persoonsgegevens buiten het kader van leden- en scoutswerking worden vernietigd ten laatste 1 jaar na afloop van de activiteit.

Toegang tot de gegevens

Persoonsgegevens worden nooit doorgegeven of verkocht aan derden.

In het kader van de leden- en scoutswerking:

Onze leiding heeft toegang tot de persoonsgegevens van alle leden en leiding, dit in het kader van hun werkzaamheden en de organisatie van de groep.

In het kader van overige activiteiten:

Onze leiding heeft toegang tot de persoonsgegevens van de deelnemers van evenementen, dit in het kader van de organisatie van die evenementen.

Wijzigingen aan deze verklaring

Deze privacyverklaring kan steeds aangepast worden. De meest recente versie kan steeds geraadpleegd worden via www.scoutswindeke.be/privacyverklaring.

Laatste aanpassing: 01/01/2023